La visión global del Área de Compras como un elemento estratégico para la compañía, independientemente de su tamaño está llevando a muchas empresas a optar por la externalización de áreas como la función de Compras. ¿Qué aportaría esta decisión a mi Compañía?

La función de compras se ha visto sometida, tradicionalmente, al vaivén entre gestión interna, realizada de manera autónoma por distintos departamentos de la compañía, y, en un menor número de casos, con una gestión externalizada. Como indicaba en el artículo anterior sobre qué hacer con la función de compras, desde FUNAVACO creemos que se debe avanzar hacia la superación de esta división y fomentar la visión global del Área de Compras como un elemento estratégico para la compañía, independientemente de su tamaño.

Para ello, cada vez más empresas instauran en sus dinámicas de gestión la externalización de servicios de áreas concretas: marketing, comunicación, recursos humanos, informática, y un largo etcétera. 

¿Qué está ocurriendo con la función de compras?

El crecimiento de la externalización de la función de compras se debe a un cambio en la filosofía de gestión de los negocios. Las compañías, impulsadas por la reducción de márgenes y beneficios que han caracterizado otras épocas, buscan ávidamente encontrar su ‘core competence’, esto es, su línea con mayor ventaja competitiva en el mercado.

A partir de ahí, todas las áreas de la compañía se alinean con los objetivos máximos para el desarrollo óptimo del ‘core business’. En esta búsqueda, todas aquellas funciones y tareas que requieren de una profunda especialización y la optimización de los procesos, se tienden a externalizar.

Externalizar el área de Compras supone transferir todas o parte de las funciones que engloba a un partner especializado, con el resultado de focalizar los recursos internos en los objetivos de negocio y ahorrando en costes internos, y en un menor coste en los productos y servicios adquiridos, no debiendo ser este, en un primer estadio, ‘el driver’ que decida la externalización o no de los servicios.

Los perímetros habitualmente externalizados en la gestión de Compras son varios, entre los principales, podemos encontrar los dos siguientes:

• Outsourcing de los servicios administrativos del área, que incluye las tareas más puramente administrativas de la gestión de compras (emisión de pedidos, adquisición de productos y servicios, gestión de proveedores, operativa diaria, mantenimiento de la cadena de suministro, apoyo a las áreas de calidad con los proveedores, etc.).
• Outsourcing de la estrategia de Compras. Puede contratarse ‘in-company’ o completamente externo, centrándose en tareas en la línea de trabajo de diseñar, planificar y ejecutar, junto con la Dirección de la compañía, un plan estratégico-operativo para el área de compras. Dicho Plan, aborda, desde el conocimiento en compras de la detección de la necesidad hasta la estrategia óptima para cada producto y/o servicio y su ejecución.

¿Por qué las empresas externalizan el Área de Compras?

Antes de continuar, merece la pena aclarar que aplicar estrategias de outsourcing en Compras no tiene relación alguna con el tamaño o el sector de la compañía.

Las grandes compañías acuden a nosotros mayoritariamente cuando surgen o prevén picos de volumen de actividad, que o bien no quieren o no se pueden permitir invertir en recursos internos, si supone reducir la dedicación a las líneas principales de negocio de la compañía. En este contexto hemos desarrollado diversos proyectos en distintos sectores: alimentación, transporte, servicios, farma, etc.

Por su parte, las PYMES presentan una casuística muy diferente. El gran reto de la pequeña y mediana empresa en España y en muchos otros países -que conforma el núcleo principal del tejido empresarial-, radica en acceder a las mismas condiciones de competitividad que las grandes corporaciones pero adaptadas a sus recursos.Como veremos a continuación, es aquí donde entra la externalización de la función de compras como elemento diferenciador para conseguir dicho objetivo.

En ambos tipos de compañías, a pesar de las motivaciones internas de cada una de ellas, coinciden dos puntos estratégicos: ahorro de coste y maximización de la cuenta de resultados.

Ahorro en costes y recursos destinados

La gestión del Área de Compras requiere de un perfil profesional de alta especialización, con gran experiencia en el ramo. Afrontar internamente este tipo de inversiones supone incluir en plantilla a perfiles senior, cuyo coste anual puede superar los 60.000 euros anuales, solo en salario neto, a los cuales habría que añadir los seguros sociales, otros gastos de representación, etc.

Dicha especialización se deriva de una modalidad de desarrollo profesional basada en la gestión por proyectos, que aporta frescura e ideas a los equipos internos y provee al profesional de un importante bagaje (las mejores prácticas, los errores y riesgos a mitigar, comprender cómo aplicar la inteligencia de mercado, cuáles son los precios de referencia, cuáles son las mejores líneas de aprovisionamiento, experiencia en negociación en múltiples sectores, etc.) a aplicar en empresas y sectores según las circunstancias de cada proyecto.

Junto a los perfiles senior, más enfocados en la estrategia, se requiere un equipo de técnicos, también de alta cualificación, que ejecuten los planes y que establezcan la dirección del proyecto. En consecuencia, los gastos en personal se incrementan exponencialmente, mermando la capacidad financiera de la compañía para invertirlos en las líneas de negocio principales.

Por ello, no resulta extraordinario que cada vez más compañías opten por buscar perfiles especializados externos, cuyos gastos de gestión son, por lo general y dependiendo del caso concreto, una tercera parte de lo que supone un perfil interno, redirigiendo esta inversión y sus recursos internos básicos hacia mejoras operativas que aumentan los beneficios empresariales.  

Mayor eficiencia y beneficio

El objetivo de toda compañía pasa por obtener los mayores beneficios en su cuenta de resultados. Para ello, además de contar con un buen producto, un equipo alineado con los objetivos de la compañía, y un competente sistema de comercialización, la optimización de los procesos que llevan al fin último es clave.

Las organizaciones son hoy más conscientes de esta necesidad, evidenciada tras la reducción de márgenes en las que se desarrolla la actividad empresarial actual.

La gestión de los proveedores y las cadenas de suministros se revelan hoy más que nunca claves como valores estratégicos para las compañías. Teniendo en cuenta que cada industria dedica entre un 30 y 40 por ciento de sus ingresos -según el sector al que nos refiramos- a costear la cadena de suministros, la necesidad de eficiencia en esta área queda fuera de discusión.

Me centro, así pues, en los eslabones de dicha cadena, ya que la mayor ventaja competitiva que puede esgrimir cualquier empresa pasa por tener los mejores proveedores en las mejores condiciones del mercado.

En este sentido, contratar los servicios profesionales y contrastados, características importantes a tener en cuenta, de outsourcing del departamento de Compras supone delegar estas funciones a profesionales con un amplio conocimiento de las mejores redes de abastecimiento (compras corporativas y/o procesos internos) para cada sector, con un equipo de soporte detrás para garantizar el éxito de las negociaciones y la consecución de las condiciones óptimas para la compañía.

La introducción de sistemas de gestión ágiles implica un claro avance en este sentido, auspiciado por un desarrollo tecnológico al servicio de la inteligencia de negocio. Sin embargo, la experiencia dicta que los perfiles internos no siempre cuentan con la formación y la experiencia necesaria para sacar el mayor rendimiento a este tipo de recursos.

De ahí la importancia de contar en el equipo con profesionales habituados a trabajar con estas tecnologías y que tengan por filosofía de trabajo estas metodologías en la operativa diaria. Las respuestas rápidas ante un entorno globalizado cambiante aportan una gran ventaja a las organizaciones respecto de su competencia en el mercado.

En sectores, por ejemplo, como el de la alimentación, donde las fluctuaciones de la materia prima generan un fuerte impacto, resulta clave un seguimiento constante de los mercados y commodities. Está acción de control y gestión ha generado muy importantes ahorros en costes.

En conclusión, la decisión de apostar por el outsourcing de la función compras aporta a las empresas la capacidad para ser más grandes desde el punto de vista estratégico sin verse obligados a recurrir a crecer en recursos internos que consuman costes derivables a otras áreas estratégicas para el crecimiento sostenible y sostenido de la compañía.