El área de Compras se ha mantenido en una dicotomía entre externalizar la función de Compras o centralizarla. ¿Es posible superar este modelo? ¿Es necesario?

En un estadio tan avanzado de la globalización, el mundo de la gestión de compras no permanece ajeno. La evolución del área está íntimamente relacionada con los factores, elementos, actores y actividades en los que la eliminación de fronteras, de todo tipo, influye sobre la organización. Esta acción nos ha llevado (y nos lleva constantemente) a plantear '¿Qué hacemos con la gestión de Compras?'

Hacia un Área de Compras Corporativa

Cada compañía en su perímetro a gestionar, ya estemos hablando de una multinacional con decenas de centros productivos a nivel mundial o una organización con 3 o 4 centros productivos localizados en un país, vive, en muchas ocasiones, sin contar con un modelo claro y definido en interno y de cara a sus proveedores, sin un rumbo claro hacia cómo gestionar las compras.

Desde la experiencia en los distintos proyectos abordados en la última década, desarrollados en distintos sectores públicos y privados, tengo el convencimiento de que uno de los modelos óptimos, respetando otros que pudieran tener cabida en situaciones quizás, no típicas, consiste en tratar las compras de manera global.

Es decir, huir de la eterna dicotomía entre la centralización y la descentralización del departamento de Compras e implementar un Área de Compras Corporativa.

El ejecutar los procesos y realizar la gestión de compras bien o mal cobran cada día más importancia para las compañías y sus cuentas de resultados. La disminución de las ventas y la reducción de los márgenes de las mismas otorgan a la reducción de costes en los procesos productivos y la ‘’gestión de las compras’’, la variable que puede hacer que el cierre de un ejercicio se un existo o un rotundo fracaso.

Las idas y venidas en los modelos de compras me recuerdan a mis años como responsable de departamentos informáticos, donde teníamos grandes servidores en los que acumulábamos toda la información. Luego pasamos a los modelos cliente-servidor, donde los datos seguían estando, normalmente, en los servidores; mientras que los programas se encontraban, para en principio ganar agilidad, en los equipos de los usuarios (clientes); ahora trabajamos en ‘el mundo cloud’.

La información, al alcance de todos

Trasladado al mundo de la gestión de compras, y a riesgo de  generalizar y simplificar las distintas casuísticas que se puedan dar, se podría decir que las compañías hoy adoptan modelos centralizados cuando se tiene necesidad de control de los costes y recursos de compras; en cambio, parece que se toma la opción de modelos descentralizados cuando se requiere contar con agilidad y dar respuesta más rápida, teniendo los órganos de decisión más cerca del origen de la necesidad.

Con un Área de Compras Corporativa, gestionada de la manera correcta, podemos contar con los dos antiguos modelos funcionando al mismo tiempo: el centralizado y el descentralizado. A partir de él, debemos trabajar sobre todo con los procesos, la gestión óptima a implementar y la información convertida en conocimiento estratégico. 

Una compañía debe contar con los mejores y más óptimos recursos para su Área de Compras, independientemente de dónde se encuentren. Es responsabilidad de las distintas organizaciones el establecer los procesos y procedimientos para utilizar esos recursos.

La información es la que debe estar al alcance de todos, no solo de los recursos integrantes del departamento de compras, también de las áreas usuarios y clientes internos de compras, que realmente son los que necesitan ese producto o servicios que desde compras se contrata.

Un modelo de compras corporativo debe integrar, por una parte, a todos los actores que componen dicho modelo, y, por otra, a la figura del Comité de Compras, que se responsabilizará de la "toma de decisión de las compras". Es en el ámbito de este comité dondese contará con toda la información, y donde intervendrán todas las partes afectadas, tanto de compras como de otras áreas de la compañía, independientemente de dónde se encuentren geográficamente.

Está forma de gestionar las compras en torno a un comité nos aportará las siguientes ventajas:

• Contaremos con la agilidad y la participación de los recursos de compras y de otros departamentos independientemente de la ubicación geográfica de cada uno de los participantes.

• Se dispondrá de toda la información centralizada y a disposición de todos los integrantes del comité.

• El o los recursos de compras asignados para realizar ‘la gestión de la compra’ serán los que dispongan de mayor conocimiento de la compañía, independientemente de la ubicación geográfica de los mismos.

• Se asegura un marco de colaboración óptimo entre compradores, técnicos y usuarios.

• Toma de decisión de las adjudicaciones de compra conjunta, por todos los participantes del comité.

• Se asegura la adjudicación de los procesos de compras a la mejor opción posible contransparencia, imparcialidad y objetividad.